Alle virksomheder har brug for et økonomisystem til at kunne sende fakturaer til kunder, bogføre betalinger og indtægter osv. Er virksomheden i vækst og rykker fra f.eks. 3 medarbejdere til 10-20 medarbejdere kan man komme i en situation, hvor man får brug for mere funktionalitet til sit økonomisystem. Måske har man brug for at kunne tidsregistrere i programmet, styre ordrer, vareindkøb eller lager. Eller måske er man en ordreproducerende virksomhed, der har brug for at have overblikket over ressourcer, varer, indkøb og ordrer på én gang. Her vil nogle virksomheder opleve, at de ”vokser” ud af deres økonomisystem og har brug for et ERP system i stedet.
Et ERP system indeholder mere end ”bare” økonomistyring. Systemet er dyrere, men giver også virksomheder muligheden for at understøtte virksomhedens vækst. Et ERP system indeholder kompleks funktionalitet til økonomistyring, intercompany, produktionsstyring, lagerhåndtering, ordrestyring, overblik over sager og styring af ressourcer mv. Programmet kan også sættes op til at fungere sammen med håndscannere, integrere op imod lagerhoteller, webshops mv. Derudover kan man skaffe enkle tillægsløsninger, der automatisk kan scanne fakturaer, både fra mail og papir, direkte ind i ERP programmet, så man slipper for at taste data. En tillægsløsning kan også fungere som elektronisk arkiv over bilag og kontrakter.
Du kan også få et økonomisystem, der indeholder CRM funktionalitet til at holde styr på kontaktdata, tilbud osv. CRM funktionalitet finder du også i et ERP system.
Konsulenter
Når man vælger et økonomisystem eller ERP system til sin virksomhed, er det en fordel at vælge en leverandør, man stoler på til at installere programmet og sætte det op. Typisk har man brug for hjælp til at sætte logo på fakturaer, få skrevet tekst på dem og/eller få dem tilpasset med hvilke oplysninger fra varer eller sager, de skal indeholde.
Når man vælger konsulenter til at levere systemet, skal man også kunne stole på at de kender programmet og på bedst mulig måde kan rådgive om den bedste måde at anvende programmet på for virksomheden, når man tænker på virksomhedens arbejdsgange og vigtige forretningsprocesser. Et økonomisystem eller ERP system er ofte et softwareprogram, der anvendes hver dag for alle medarbejdere, og det er nødvendigt at det kører optimalt for at medarbejderne kan udføre deres opgaver.
Økonomi
Et økonomisystem kan styre alle de væsentligste processer indenfor finans for en virksomhed. Det er typisk bogholderen, der anvender programmet dagligt til at bogføre indbetalinger og udbetalinger, håndtere løn, og have overblikket over debitor- og kreditordata. Programmet er også effektivt til at skrive tilbud og ordrer, og typisk kan man sende en mail direkte fra programmet med tilbud, ordrer og fakturaer, så det er nemt og enkelt for medarbejderne at udføre deres opgaver. Programmet er uundværligt for en virksomhed.